Mulai banyaknya unit properti kos-kosan yang dikelola dengan masing-masing unit memiliki 10-15 kamar, membuat data dan pelaporan di setiap akhir bulan selalu keteteran dan juga banyaknya data membuat pekerjaan ada yang tidak tumpang tindih dan tidakk singkron
Tantangan / problem
Setelah dilakukan analisa ternyata masih banyak data / pekerjaan yang tumpang tindih, misal saat ada yang booking, user chat admin dan admin nanti mencatat data tersebut ke spreadsheet yang mana pekerjaan ini sebenarnya bisa otomatis langsung dari user saat melakukan order di website jadi hanya 1 taks saja, tidak dobel dobel (waste). selain itu ada beberapa tantangan sebagai berikut:
Pengelolaan data dari masing divisi tidak sinkron satu sama lain
Data keuangan masih belum realtime karena input datanya biasanya di akhir bulan
Kesulitan untuk mengecek mana kamar yang sudah terisi dan masih kosong
Pembayaran dan checkout masih sering telat karena tidak ada pengingat otomatis
Tim ingin menyajikan data keuangan secara realtime kepada pemilik properti agar tidak terjadi lagi permintaan data secara mendadak
Solusi
Tim berencana untuk membuat sistem yang datanya saling terintegrasi satu sama lain dan membuat alur booking kamar dimana calon penyewa bisa langsung mengecek secara mandiri mana kamar yang kosong dan yang sudah terisi dan kami memutuskan untuk membuat sebuah website dengan spesifikasi tersebut (problem tambahan kami tidak memiliki tim IT yang bisa membuat hal tersebut) dan saya berinisiatif untuk membuat menggunakan AI
 |
| Tampilan overview homeoplus-id.web.app tampilannya terdapat total pengeluaran dan pemasukan, okupansi dari unit property dan juga closing rate dari leads masuk yang telah menjadi penghuni kos |
Perencanaan kebutuhan fitur aplikasi
Ai yang digunakan
Disini saya menggunakan google Ai Studio untuk mengeksekusi pembuatan aplikasi tersebut setelah merencanakan fitur-fitur yang sudah disepakati dan untuk deploy saya menggunakan firebase
Hasil fitur-fitur yang telah dibuat
Dalam eksekusinya banyak penambahan fitur yang ditambahkan untuk menyesuaikan alur dari aplikasinya agar sesuai dengan alur yang sudah berjalan dilapangan serta penyesuaian agar alurnya lebih pendek dan efisien, berikut menu-menu yang sudah dibuat:
1. Overview untuk melihat performa dari keuangan bulanan hingga jumlah unit yang sudah terisi serta closingrate dari CS
2. Storefront untuk mengatur banner promo, set foto dan harga kamar dari masing-masing unit, disini juga bisa melihat mana kamar yang masih kosong dan sudah terisi
 |
| Saya menambahkan tampilan kamar (terisi dan kosong) yang terinspirasi dari tampilan booking kursi bisokop dan KAI |
3. Manajemen owner & manajemen kos (Pengaturan unit) untuk menambahkan owner beserta unit yang akan dikelolakan, disini juga ada pengaturan pembagian fee dari masing-masing owner
4. Menu CRM, setelah penyewa order dan penjadwalan survei, maka cs / marketing bisa melihat semua dari menu ini, termasuk untuk mengonfirmasi bahwa penyewa sudah melakukan full pembayaran
5. Menu untuk melihat penghuni, disini CS/Marketing bisa melihat penguni siapa berada dikamar berapa dan sisa masa sewa tinggal berapa hari
6. Menu riwayat transaksi dan bagi hasil yang diperoleh homeoplus, untuk melihat pemasukan yang diterima homeoplus
7. Menu pengeluaran yang langsung terkoneksi ke dashbord pemilik property agar bisa langsung memantau profit bersih yang akan diterima oleh pemilik property
8. Menu pengaturan role yang hanya bisa diakses oleh super admin untuk menambahkan staff
Berikutnya adalah fitur dari dashboard pemilik property
1. Overview sebagai menu utama agar pemilik property bisa langsung mengecek performa property yang dikelola oleh homeoplus
2. Fitur pencatatan pengeluaran, agar pemilik property bisa melihat jelas, apa saja pengeluarannya dan apakah masuk akal pengeluaran tersebut (Transparansi data)
3. Menu Riwayat transaksi penyewa, untuk melihat jumlah penghuni kos dan berapa pemasukan yang dihasilkan
4. Menu pengaturan, untuk mengganti password dan juga untuk mendownload semua transaksi dalam bentuk excel
Berikutnya adalah fitur dari dashboard penghuni kos
1. Di dalam dashboard penghuni kos disini mereka bisa melihat masa sewa mereka tinggal berapa hari, lalu deposit mereka tinggal berapa serta beberapa benefit yang ditawarkan oleh homeoplus seperti member card yang bisa dipergunakan untuk mendapatkan diskon dari beberapa cofe shop atau tempat-tempat yang sudah bekerjasama dengan homeo plus
Alur booking kamar
 |
| Alur order dengan penambahan form agar admin tidak perlu lagi doble pekerjaan untuk menginput data calon penghuni kos ke spreadsheet, serta fitur untuk melihat kamar kosong yang terinspirasi dari booking kursi KAI / bisokop |
Penutup
Terimakasih sudah membaca sampai disni 😊, aplikasi ini masih belum digunakan karena masih perlu banyak penyesuaian dan testing
untuk akses bisa melalui https://homeoplus-id.web.app/
Untuk akses login:
email: testing@gmail.com
pass: admin123
.png)
